Olá, Lykkers — vamos falar daquele momento. Você sabe qual. Geralmente ocorre um ou dois meses após o lançamento, ou no meio de um grande projeto. Tudo parece bem, mas alguma coisa parece fora do lugar.

Talvez os gastos estejam um pouco abaixo do esperado, ou algum departamento esteja estranhamente silencioso sobre seus números.

Em vez de esperar por uma surpresa desagradável no fim do trimestre, vamos apresentar algo melhor: o Check-In de Orçamento — uma conversa simples e honesta com a equipe que ajuda a identificar problemas financeiros antes que se transformem em crises. Não se trata de apontar culpados; é sobre corrigir o rumo juntos.

Por que “configurar e esquecer” prejudica o orçamento

A maioria das equipes trata o orçamento como uma resolução de Ano Novo — feita em janeiro, esquecida em fevereiro. Mas negócios não são estáticos. Custos aumentam, prazos mudam e prioridades se alteram.

A solução não é criar mais complexidade. É estabelecer um ritmo curto que mantém as premissas atualizadas e torna visíveis os trade-offs enquanto ainda é fácil corrigi-los.

A reunião mensal de 30 minutos sobre dinheiro

Não é preciso um mergulho profundo de quatro horas. Mantenha o foco.

Aqui está a agenda:

1. A regra dos “Três Números.”

Não se afogue em planilhas.

Cada líder de departamento compartilha apenas três métricas:

- Real x Orçado: onde estamos acima ou abaixo em mais de 10%?

- Taxa de queima (Burn Rate): estamos gastando mais rápido ou mais devagar do que o planejado?

- Previsão até o fim do ano: Com base no que temos hoje, onde vamos terminar?

2. Pergunte “Por quê?” e não “Quem?”

Se um time gastou demais, não aponte culpados. Pergunte o que mudou. Foi uma oportunidade real, uma alteração de cronograma ou um erro de precificação? Isso mantém a reunião produtiva — e facilita para que os problemas apareçam cedo.

3. A combinação Calculadora + Gráfico

Leve dois recursos visuais:

- um gráfico de linha simples mostrando gasto planejado x gasto real ao longo do tempo;

- uma calculadora pronta para projetar cenários “se isso continuar…” em tempo real.

Não se trata de matemática complexa — é sobre tornar a tendência visível. Ver uma linha subir rápido impacta mais do que um número em uma célula.

Sinais de alerta que dizem “Corrija agora”

Treine sua equipe para identificar estas frases durante o check-in:

- “a gente compensa no mês que vem.” (Raramente acontece sem um plano);

- “a fatura do fornecedor veio maior do que o esperado.” (Significa que os contratos não estavam claros);

- “estamos abaixo do orçamento porque ainda não começamos.” (Não é vitória — é atraso).

Essas frases não são apenas comentários. São sinais precoces de que a previsão precisa de atenção.

Transforme problemas em pivôs

Identificar um problema é metade da batalha.

O próximo passo é o pivô:

- Encontrou dinheiro extra em uma linha do orçamento?: mova-o para onde há mais necessidade ou oportunidade;

- gastando consistentemente demais em software?: talvez seja hora de renegociar ou trocar de ferramenta;

- um departamento constantemente abaixo do orçamento?: pergunte se estão sendo cautelosos demais ou se os objetivos estão desalinhados.

John Knotts, coach de negócios e proprietário da Crosscutter Enterprises, escreve: “saiba que o orçamento pode ser ajustado mensalmente e é uma ferramenta para identificar onde é preciso corrigir.”

Seu plano de ação, Lykkers

Agende o primeiro check-in agora — mensal, mesmo dia, mesmo horário.

Mantenha em 30 minutos — respeite o tempo para que todos permaneçam engajados.

Celebre identificações precoces — agradeça a pessoa que sinalizou a discrepância.

Problemas financeiros não surgem da noite para o dia. Eles se acumulam silenciosamente entre decisões. Tornando os check-ins de orçamento um hábito mensal, você não está apenas monitorando números — está construindo consciência, agilidade e confiança.